1. Was kostet Teilnehmermanagement pro Person?

2. Ab wie viel Personen lohnt sich Teilnehmermanagement?

3. Namenschild-Druck vor Ort oder vorab versenden?

4. Sind alphabetische Counter sinnvoll?

5. Welche Einlaßkontrolle ist möglich?

6. Was tun Sie zur Vermeidung oder Reduzierung der Umweltbelastung?

7. Barcode versus RFID?

8. Sollte ich meine Teilnehmermanagement-Software mieten oder kaufen?

9. Was macht man, wenn die Gäste ihre vorab zugeschickten Namensschilder vergessen?

10. Wie verwalte ich Sitzplätze auf meiner Veranstaltung?

11. Wie wird der Einladungsversand organisiert?

12. Wie können Namensschilder produziert werden?

13. Wie kann unser Firmenreisebüro einbezogen werden?

14. Kann ich mit eigenem Personal arbeiten?

15. Wie lange dauert die Einweisung in Ihr System?

16. Wann lade ich meine Gäste ein?

17. Wie behalte ich die Kontrolle über meine Teilnehmer?

18. Wann erhalte ich eine Auswertung?

19. Was mache ich, wenn meine Zielgruppe nicht online ist?

20. Kann ich den Status der Teilnehmer online verfolgen?

21. Wie können Workshops verwaltet werden?

22. Kann ich auch Teilnehmergebühren einziehen?

23. Gibt es Gruppenanmeldungen?

24. Ist Online-Registrierung in meinem Design und meiner Domäne möglich?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Für die grundsätzliche Kalkulation eines Teilnehmermanagements sind immer verschiedene Parameter entscheidend:

• die Art und Laufzeit der Veranstaltung
• die Anzahl der einzuladenden und erwarteten Gäste
• welche Einladungs- und Rückmeldekanäle werden genutzt
• gibt es postalische Versandaktionen
• mögliche Funktionalitäten einer Onlineanmeldung
• werden Reise- und Hotelbuchungen gewünscht
• wird eine telefonische Hotline benötigt
• werden vor Ort Services wie z.B. ein Check-in gewünscht

Sind zu diesen Fragen die entsprechenden Informationen vorhanden ist es einem professionellen Dienstleister möglich einen ersten Etatansatz zu erstellen. Die ermittelten Kosten können dann natürlich auf die Anzahl der Teilnehmer umgelegt und so ein „Pro-Kopf-Preis“ ermittelt werden.

Es gibt keine definierte Größenordnung ab wann der Einsatz eines professionellen Teilnehmermanagements sinnvoll ist oder nicht. Vielmehr richtet sich eine Entscheidung dafür oder dagegen nach folgenden Kriterien:

• Art und Umfang der geplanten Veranstaltung
• welche Zielgruppe wird auf welchem Wege eingeladen
• wie komplex ist die Veranstaltung und der Anmeldeprozess
• wie viele Informationen müssen pro Gast verwaltet werden
• welche Informationen über die Gäste und deren Anmeldestatus
  müssen permanent vorliegen
• wie viele Sonderfälle und Änderungspotential bietet das Projekt

Beispiel:

Schon für eine Gruppe von 100 VIP Gästen die aus aller Welt zu einer Veranstaltung eingeladen werden und für die z.B. eine komplexe Anreiselogistik verwaltet werden muss, ist ein organisiertes Teilnehmermanagement unerlässlich.
Die zu erwartenden Informationen und Buchungen lassen sich nicht ohne entsprechende Tools und geplante Prozesse verwalten und abbilden.

Grundsätzlich sind beide Varianten möglich und können je nach Art der Veranstaltung ihre Berechtigung haben. Der Vorteil den ein Vorab-Versand bietet ist zum einen ein schnellerer Check-in der Gäste sowie der Verzicht auf eine umfangreiche technische Infrastruktur. Die Gäste können z.B. einfach an den Eingängen mit kleinen Scannern erfasst werden und müssen sich nicht mehr an Countern anstellen. Nur für Nachmeldungen oder Änderungen stehen dann noch feste Stationen zu Verfügung. Die Erfahrung unter den entsprechenden Dienstleistern zeigt dass zwischen 80 und 90% der Gäste die Schilder auch mit zur Veranstaltung bringen. Die Kosten der Versandaktion werden durch weniger benötigte Technik vor Ort aufgehoben.

Ist ein Versand nicht möglich oder zu teuer, weil z.B. Großteil der Gäste aus dem Ausland kommt müssen je nach Gästezahl entsprechend viele Check In Stationen zur Verfügung gestellt und betreut werden. Mit gängiger Technik und den passenden Systemen lassen sich pro Station ungefähr 3 Gäste pro Minute mit einem Namensschild ausstatten.

Alphabetische Counter sind dann notwendig, wenn Namensschilder vorproduziert und namentlich hinterlegt werden sollen. Diese Variante kann ihre Berechtigung haben wird jedoch heute zunehmend durch folgende Möglichkeiten abgelöst:

• Versand der Schilder im Vorfeld (siehe auch hier)
• Produktion des Schildes erst wenn der Gast kommt

Bei der zweiten Variante kommt ein datenbankgestütztes System zum Einsatz.
Über dieses kann an jedem Counter über einen PC der Gast aus dem System herausgesucht und ein Schild produziert werden. Die Suche über eine entsprechende Oberfläche sowie der Druck der Karte ist erheblich schneller als die manuelle Suche eines Schildes aus einem alphabetischen Karteikasten.
Eine alphabetische Einteilung kann somit entfallen und man kann damit flexibler auf unterschiedliche Gästeströme reagieren.

Bei der Planung einer Veranstaltung stellt sich oft die Frage, wie komme ich zu einer korrekten Anwesenheitszahl oder muss ich sogar den Einlass kontrollieren, um exakte Anwesenheitszahlen zu erhalten oder ungebetene Gäste aus der Veranstaltung fern zu halten.

Hier gibt es sehr unterschiedliche Lösungsansätze zur einfachen Erfassung bis zur gezielten Kontrolle einzelner Veranstaltungsbereiche / -räume.

Die Einfachste Lösung stellt die Auswertung der am Check-in / Registrierung erfassten Gäste dar. Problem hierbei kann sein, es ist nur ein Erfassungspunkt vorhanden, der auch noch meist abgesetzt vom eigentlichen Veranstaltungsort, im öffentlichen Bereich der Location aufgebaut ist. Nicht jeder, am Check-In erfasste Gast muss auch die Veranstaltung oder festgelegte Bereiche besucht haben.

Als weitere Optimierung der Erfassung besteht die Möglichkeit der zusätzlichen Einlasserfassung direkt am Veranstaltungseingang oder auch an mehreren Zugängen zu verschiedenen Veranstaltungsbereichen und Räumen. Hierdurch erhalten Sie eine exakte Auswertung wer tatsächlich die Veranstaltung und / oder einzelne Bereiche besucht hat. Zur Einlasserfassung stehen verschiedene Techniken und Geräte zur Verfügung. Zum einen die Barcode- und RFID-Technik als Identifikationstechnik (siehe Hierzu Barcode Vs. RFID) und zu anderen unterschiedliche Geräte.

• Mobile Geräte mit Barcode-, RFID- und NFC-Lesemodulen
• RFID-Gate-Säulen mit halbautom. oder autom. Erfassung beim Vorbeigehen an den Säulen.
• Verschiedenen RFID-Techniken zur flächenmäßigen Erfassung und Zählung

Im Regelfall erlauben alle Gerätevarianten neben der Einlasserfassung auch eine personenbezogene Einlasskontrolle. Soweit diese Kontrolle realtime mit dem zentralen System abzugleichen ist, müssen die Geräte eine ständige Verbindung zum Veranstaltungs-Server haben. Da mobile Geräte über Funktsystem einen Abgleich mit dem Veranstaltungs-Server durchführen, ist schon bei der Planung auf einen ausreichende Funktversorgung und dauerhaft, störungsfreie Verfügbarkeit der Funktsystem zu achten.

Eine weitere Variante stellt der Offline-Betrieb der verschiedenen Geräte dar, hier werden die Erfassungs- und Kontrolldaten nicht direkt, also realtime auf dem Veranstaltungs-Server abgeglichen sondern zunächst auf dem Gerät gesammelt und dann in einem späteren Abgleichprozess an den Server zur Auswertung übergeben. Der Verzicht auf einen Vernetzung der Geräte ist hier ein klarer Vorteil, der aber mit dem Nachteil einhergeht, dass Ergebnisse erst nach dem Abgleich mit dem Server zur Verfügung stehen.

Welche Technik und welche Geräte in Ihrem individuellen Fall sinnvoll einzusetzen sind kann nur anhand des geplanten Veranstaltungsablaufes sowie der erwarteten Ziele und Ergebnisse ermittelt werden. Um Missverständnisse und fehlerhafte Ergebnisse zu vermeiden, ist hierfür eine professionelle Beratung in einem frühen Stadium der Veranstaltungsplanung ratsam.

Ein professionelles Teilnehmermanagement basiert auf elektronischen, datenbankgestützten Prozessen. Hierdurch lassen sich umwelt- und ressourcenschonende Maßnahmen deutlich einfacher und frühzeitig ermitteln und so verschiedenen Szenarien schon weit vor der Veranstaltung planen.  

• Ermittlung der günstigen Location anhand der optimalen An- und Abreisebedingungen noch während der Planung.
• Verzicht auf papiergebundene Einladungen und Bestätigungen - Einladungsversand per eMail und Online-Anmeldung als komfortable Interaktions- und Kommunikationsplattform im Internet.   
• Verwendung von Namensschilder aus Recycling-Papier mit Maisstärke-Laminat anstelle von Plastikkarten, Folien und Plastikhüllen
• Reduzierung des Papierverbrauch (Agenda, Kongressunterlagen, Übersichtspläne) durch die Integration von interaktiven Informationssystemen in das Teilnehmermanagement vor Ort.

Barcode und RFID sind 2 unterschiedliche Möglichkeiten um mit dem optisch personalisierten Namensschild auch eine elektronische Personalisierung und Identifizierung durchzuführen. Beide Techniken haben in den individuellen Veranstaltungsanforderungen ihre spezifischen Vor- und Nachteile.

Über den aktiven Link können Sie eine Vergleichstabelle zu den verschiedenen Merkmalen der Barcode und RFID-Technik laden.

Kauflösung:
Wenn der Gastgeber eine Vielzahl von Veranstaltungen mit ähnlichem Ablauf zu betreuen hat und ausreichend interne Ressourcen zur Verfügung stehen, dann kann eine Kauflösung sowohl wirtschaftlich als auch organisatorisch sinnvoll sein. Die Software wird in der Regel auf die Bedürfnisse des Unternehmens (Schnittstellen, Design) angepasst und wahlweise auf der eigenen IT-Infrastruktur oder als webbasierte Lösung durch das Internet bezogen. Es entstehen einmalige Kosten für die Lizenz, die Anpassung sowie die Kosten eines Wartungsvertrages.

Mietlösung:
Im Gegensatz dazu kommen Mietlösungen meist projektorientiert bei wechselnden Veranstaltungstypen und -abläufen zum Einsatz. Ein hoher Grad an Flexibilität und ausschließlich projektorientierte Kosten sind als Hauptvorteile zu nennen. Je nach Situation und vorhandenen Ressourcen kann der Gastgeber eine Vielzahl von ergänzenden Services rund um das Teilnehmermanagement bei dem Dienstleister in Anspruch nehmen. Dazu gehören Vor-Ort-Service in technischer und personeller Hinsicht ebenso, wie beispielsweise Lettershop- und Hospitality-Leistungen.

Die Erfahrung zeigt, dass durchschnittlich bis zu 10% der Gäste ein vorab zugeschicktes Namensschild nicht mit zur Veranstaltung bringen. Immerhin 90% haben es jedoch dabei und können Dank Barcode- oder RFID-Funktion schnell und unkompliziert einchecken. Für die übrigen Gäste stellt der TNM-Dienstleister (bei Mietlösungen) Kartendruck-Stationen zur Verfügung, mit denen in wenigen Sekunden Ersatzschilder ausgedruckt werden können. Zum Einsatz kommen dabei handelsübliche Plastikkarten („Scheckkarten“), die im Veranstaltungsdesign bedruckt sind.

Einige TNM-Systeme bieten eine Vielzahl von unterschiedlichen Sitzplatzverwaltungen an. Dazu wird der Sitzplan der Veranstaltungs-Location in das System übernommen und kann anschließend mit Gästen bebucht werden. Das Setzen der Gäste kann sowohl manuell, als auch nach vom Gastgeber definierten Regeln automatisch vom System vorgenommen werden. Häufig kommt es auch zu Mischformen, in denen ein teil der Gäste einen festen Sitzplatz, die Übrigen freie Platzwahl haben. Insgesamt ist das Thema „Seating“ sehr umfangreich und bedarf einer besonderen Expertise und Erfahrung des zuständigen Dienstleisters.

Ähnlich der unterschiedlichen Veranstaltungsformate gibt es auch eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Gäste zu einem Event eingeladen werden können. Die so genannte „Mechanik“ ist das Ergebnis von genauen Vorüberlegungen, wie die Zielgruppe am besten und nachhaltigsten erreicht werden kann. Sollte zunächst ein Terminblocker versandt werden oder wird gleich zu Beginn die Einladung verschickt? Per Post, per Mail, per Fax, per SMS? Wie soll der Rücklauf der Zu- und Absagen erfolgen? Können die einzelnen Schritte der „Mechanik“ im eigenen Haus abgebildet werden oder sollen diese von einem externen Dienstleister organisiert werden? Wird eine interne Kauf-Software eingesetzt oder kommt eine projektorientierte Mietlösung zum Einsatz? Durch wen erfolgt die Rückläufererfassung? Gerade der Einladungsprozess will von Anfang bis Ende gut durchdacht sein – sprechen Sie Ihren TNM-Dienstleister und lassen Sie sich ausführlich beraten.

Es gibt zahlreiche Varianten von einsetzbaren Namensschildern, die zum Teil auch weitergehende Funktionalitäten im Veranstaltungsablauf enthalten. Oftmals kommen Plastikkarten zum Einsatz, die ein- oder beidseitig mit dem Veranstaltungsdesign bedruckt später mit den Teilnehmerdaten personalisiert werden. Ob mit aufgedrucktem Barcode oder mit integriertem RFID-Chip – sie dienen einer schnellen Akkreditierung und Zutrittskontrolle, die mit Scannern oder RFID-Lesegeräten durchgeführt wird. Auf Grund der Fortschritte im Digitaldruck sind auch kleine Auflagen ab 250 Karten möglich. Größere Stückzahlen werden im konventionellen Offset- bzw. Siebdruck produziert und haben aus diesem Grund längere Produktionszeiten als der Digitaldruck.

Je nach Anbieter besteht die Möglichkeit, dem Firmenreisebüro einen Zugang zum Teilnehmermanagement-System einzuräumen, so dass alle für die Reisebuchung benötigten Daten direkt zu Verfügung stehen. Der Zugriff auf die Daten erfolgt über eine gesicherte Internetverbindung mit Hilfe des Browsers. Aufwändige Abstimmungsrunden zwischen den aktuellen Datenständen entfallen damit.

Der Einsatz von eigenem Personal ist prinzipiell immer möglich. Die Benutzerfreundlichkeit hat bei der Entwicklung von Teilnehmermanagement-Tools eine  hohe Priorität, weshalb die Bedienung solcher Systeme grundsätzlich sehr schnell erlernt werden kann. Im Einzelfall hängt es von der konkreten Aufgabe und der sich daraus ergebenden Komplexität ab, ob es sinnvoller ist, eigenes Personal anzulernen oder ob es besser ist, Spezialisten damit zu betrauen. Beispielsweise werden für einen einfachen Veranstaltungs-Check-in häufig Hostessen eingesetzt, die erst kurz vor Beginn der Veranstaltung eintreffen. Ausgereifte Check-in-Systeme sind für diesen Fall ausgelegt und können innerhalb kürzester Zeit erlernt werden. So können Hostessen innerhalb von Minuten die wichtigsten Vorgänge wie z.B. Suche von Gästen, Anlegen von neuen Gästen, Änderungen von Stammdaten, Ein- und Auschecken von Gästen, Ausdruck von Badges und Abkassieren einer Teilnahmegebühr erlernen, ein gutes System verhindert eine Fehlbedienung weitgehend. Ist es jedoch erforderlich daß z.B. Hotelzimmer oder Reisen gebucht bzw. storniert werden müssen, daß Umbuchungen oder komplexe Auswertungen vorgenommen werden müssen, so steigen die Anforderungen an den Prozeß und somit auch an die Bediener der Tools. Es kann in solchen Fällen günstiger sein, für einen begrenzten Zeitraum die Dienste von Spezialisten einzukaufen als das eigene Personal auszubilden.

Die Dauer der Einweisung hängt davon ab, welche Prozesse von den Teilnehmermanagement-Tools unterstützt werden sollen. Handelt es sich nur um relativ einfache Vorgänge wie Neuanlage von Gästen, Suche nach bestimmten Kriterien oder Druck von Namensschildern, so ist eine Einweisung innerhalb von wenigen Minuten möglich. Je komplexer die Vorgänge sind und je spezifischer diese nach Kundenwunsch entwickelt werden, desto länger dauert naturgemäß auch die Einweisung von fachfremden Personal. Wichtig ist natürlich die Qualität des einweisenden Personals, erfahrene Projektleiter kennen die typischen Fragestellungen und können daher schnell und verständlich die nötigen Informationen vermitteln.

"Der optimale Zeitpunkt für die Einladung kann von vielen Faktoren abhängen, z.B.:
Um was für eine Art von Veranstaltung handelt es sich?
Wann ist der Anmeldeschluß?
Welchen Stellenwert hat die Veranstaltung für Ihre Gäste?
Wie lange planen die Gäste erfahrungsgemäß den Besuch der betreffenden Veranstaltung?
Liegen Feiertage oder typische Urlaubszeiten innerhalb des Einladungszeitraums?  
Welches Einladungsmedium (z.B. Brief oder Email) wird verwendet und wie schnell erreicht die Einladung den Gast?
Wieviele Stufen bzw. Schritte hat das Einladungsverfahren? Werden Reise- und Hotelbuchungen benötigt und falls ja: Bucht der Gast diese selbst?
Wieviel Zeit wird ggf. für die Buchung von Hotels und Reisen benötigt? Wie sind die Stornofristen für Reise- und Hotelbuchungen?  
Finden andere, mit Ihrer Veranstaltung konkurrierende Veranstaltungen zeitgleich statt?
Laden Sie rechtzeitig aber aber nicht zu früh ein und geben Sie Ihren Gästen stets eine angemessene Zeitspanne für die Entscheidung. Kommunizieren Sie die Deadlines klar und deutlich. So erhöhen Sie die Zusagequote und vermeiden verärgerte Gäste. Verwenden Sie Tools wie Reminder-Emails um Ihre zu einer frühzeitigen Anmeldung zu bewegen und planen Sie Nachfaßaktionen ein, um auf zu niedrige Anmeldezahlen reagieren zu können."

"Um während der Anmeldephase jederzeit einen Überblick über die aktuellen Teilnehmerstände und die noch verfügbaren Kapazitäten zu behalten, hat sich die regelmäßige Erstellung von Auswertungen mit aussagekräftigen Kennzahlen bewährt. Ermitteln Sie regelmäßig die Zahl der Zusagen, Absagen und der Personen ohne Rückmeldung und vergleichen Sie die Entwicklung im Zeitverlauf. Auf diese Weise kann nicht nur der Ist-Zustand festgestellt, sondern auch eine Prognose über den noch zu erwartenden Verlauf abgeleitet werden. So können Sie ihre Teilnehmerzahlen aktiv managen und bei zu geringen oder zu hohen Anmeldezahlen rechtzeitig korrigierende Maßnahmen ergreifen.
Ist es für Sie wichtig, daß der Einlaß zu Ihrer Veranstaltung zügig und ohne lange Wartezeiten für Ihre Gäste abläuft, so verwenden Sie ein elektronisch unterstütztes Einlaßverfahren mit maschinenlesbaren Tickets/Namensschilder und versenden Sie - falls möglich - diese vorab an Ihre Gäste.
Je nach Anforderungen und Budget können verschiedene Prozesse und Tools eingesetzt werden, es kommt darauf an den für ihre Veranstaltungen idealen Ansatz zu finden."

Mit modernen Teilnehmermanagement-Tools ist die Erstellung exakter Statistiken und Listen zu jedem Zeitpunkt möglich. Planen Sie im Vorfeld ihren Informationsbedarf in den verschiedenen Phasen der Veranstaltung möglichst konkret, so daß die benötigten Auswertungen vorbereitet und bei Bedarf auf Knopfdruck erstellt werden können. Achten Sie darauf, daß die Auswertungen in einem für Sie nutzbaren Format erstellt werden.

Professionelles Teilnehmermanagement macht nicht eine Onlineregistrierung aus. Sollte Ihre Zielgruppe nicht "online" sei, so haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, unterstützende Softwarelösungen für sich selber (inhouse) zu nutzen. Ziel eines professionellen Teilnehmermanagements sollte es sein, alle Daten zentral in einer Datenbank zu vereinen. Gewährt wird dies, wenn alle Kommunikationswege angeboten werden. Onlineregistrierung, Print-Einladung und Rückantwortfax, Hotline.

Sollten Sie für Ihr Teilnehmermanagement eine Software benutzen, gibt diese Ihnen generell den aktuellen Status Ihren Zusagen an. Einen Status über Zusage/Absage/bis jetzt nicht auf die Einladung reagiert (Status = offen) erhalten Sie, wenn Sie einen, im Vorweg der Veranstaltung bekannt Verteiler erstellen und einladen. In diesen Fall redet man von "geschlossenen" Veranstaltungen und die verwendete Software Lösung dokumentiert Ihnen genau, welchen der drei oben genannten Status jeder eingeladene Gast hat.

In professionellem Teilnehmermanagement versteht es sich für solche komplexeren Verwaltungen Softwarelösungen einzusetzen. So können die Workshops angelegt und maximale mögliche Teilnehmerzahlen definiert und kontrolliert werden (Kontingentverwaltung).
Sie können sich jederzeit über den aktuellen Buchungsstatus der einzelnen Workshops informieren.

Professionelles Teilnehmermanagement bieten Ihnen die Möglichkeit sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Veranstaltung zu verwalten. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit Teilnahmegebühren über ein Ticketingsystem und ein angeschlossenes ePayment – System (online Zahlung) oder per Rechnung abzuwickeln. Gerne beraten wir Sie bei der Wahl Ihres ePayment – Anbieters.

Personen (Sekretariat /Außendienstmitarbeiter /Teamleiter), welche mehrere Teilnehmer /Gäste zu einer Veranstaltung in einem Durchgang anmelden möchten (z.B. für Werksführungen, Schulungen, Schülertage))  können dies mittels Gruppenbuchungs-Modulen schnell und effizient durchführen. Der Gruppenbuchende erhält nicht nur sein Eingabefester, sondern kann in seiner Onlineregistrierung mehrer Personen registrieren. Sie als Veranstalter definieren die Größe der möglichen Gruppe.

Moderne Teilnehmermanagement Software bietet die Möglichkeit die Oberflächen die von Ihrem Gast gesehen werden, auf die speziellen Bedürfnisse anzupassen und die entsprechenden Seiten in einer bestehende Domain oder auch einem Intranet erscheinen zu lassen.
Diese Dynamik garantiert, dass der Gast zu jeder Zeit das Gefühl hat sich direkt in einem System des Veranstalters zu befinden.